Как сделать презентацию для отчёта, которая не усыпит аудиторию

О презентациях для отчёта рассказала контент-менеджер в Slider AI Наталья Баданова.

Презентация для отчёта — это не рандомный набор цифр, таблиц, диаграмм и графиков. Это инструмент, с помощью которого можно убедительно показать результаты своей работы, рассказать об их значимости, а также о своих планах.

Чтобы презентация действительно работала, важно не только собрать данные о проделанной работе, но и подать их логично и понятно. А ещё сделать нужные визуальные акценты.

В этой статье для Skillbox Media рассказываю об основных этапах разработки эффективной презентации для отчёта — от создания структуры до вставки мультимедийных элементов. Материал будет полезен всем специалистам — вне зависимости от сферы, в которой они работают.

• Как определить аудиторию и цели презентации
• Как подобрать структуру для презентации и какую информацию в неё включать
• Как сделать дизайн презентации
• Какие элементы размещать на слайдах и по какому принципу
• Какие типы диаграмм и графиков добавить на презентацию
• Какие дополнительные инструменты использовать для оформления
• Какие ещё фишки можно добавить
• Что сделать перед финальной демонстрацией презентации
• Какие ошибки чаще всего совершают при создании презентаций

Как определить цели презентации и аудиторию

Перед тем как начать готовить презентацию, важно понять, для чего она вам нужна и кто будет её слушать. Это поможет выбрать стиль подачи информации, грамотно расставить акценты, а также подобрать оформление.

Вот вопросы, которые я предлагаю использовать, чтобы определить цель презентации:

• Что вы хотите донести до аудитории?
• Какой реакции ждёте от слушателей?
• Какие ключевые моменты нужно осветить?

Например, если цель презентации — показать успехи отдела за квартал, нужно будет акцентировать внимание на цифрах и графиках, которые проиллюстрируют результаты. Если цель — получить разрешение на запуск проекта, нужно будет уделить больше внимания описанию его преимуществ и подготовиться к дополнительным вопросам.

Чтобы определить характеристики аудитории, ответьте на вопросы:

• Кто будет присутствовать на вашем выступлении — руководители или коллеги?
• Какой у них уровень знаний по теме?
• Чего они ожидают от презентации?

Понимание того, кто будет вас слушать, поможет проработать стиль подачи презентации и вашу речь. Например, если презентация планируется для руководства, важно помещать на слайды только самую важную информацию, а говорить кратко и по делу. В презентации для коллег, возможно, нужно будет уделить больше внимания деталям.

Как подобрать структуру для презентации и какую информацию в неё включать

Структура — первое, о чём нужно подумать, когда вы сядете готовить презентацию. От того, как вы организуете информацию, будет зависеть, поймёт ли вас аудитория, сможете ли вы её убедить и будет ли ей интересно вас слушать.

В хорошей презентации — как и в любом тексте — должны быть три обязательные части: введение, основная часть и заключение. Также можно добавить раздел с дополнительными материалами. Давайте разбираться.

Введение

Это первый слайд, который задаёт тон всей презентации. На нём указывают название отчёта, имя и должность автора, дату презентации.

Ещё во введении нужно кратко описать цель отчёта: представить результаты проекта, проанализировать ключевые показатели или предложить рекомендации по улучшению. С первого слайда аудитория должна понимать, о чём пойдёт речь.

Основная часть

Это ключевая часть презентации. В ней приводят детальный анализ проделанной работы, описывают достижения, проблемы и предложения по улучшению. Чтобы данные не выглядели сумбурно, лучше разбить их на такие подразделы.

Анализ ситуации на старте. Здесь можно привести данные о начальном состоянии проекта, его целях и задачах. Можно использовать графики, диаграммы и таблицы — так будет нагляднее.

Примеры данных, которые можно включить в этот подраздел:

• описание стартовой точки проекта;
• показатели проекта, которые были в начале;
• проблемы, с которыми столкнулись на старте.

Результаты выполнения. В этом разделе нужно показать, какие задачи были выполнены, каких целей удалось достичь. Чтобы проиллюстрировать результат, приводите цифры и факты, например:

• процент выполнения плана;
• достигнутые показатели — рост прибыли, снижение затрат и так далее;
• примеры успешного внедрения новых методов или технологий.

Проблемы и трудности. Не стесняйтесь говорить о сложностях, с которыми сталкивались в процессе, — это сделает вашу презентацию для отчёта более правдоподобной. Покажите, как вы или ваша команда решали проблемы, что из этого получилось, а что нет.

Вот какие данные можно включить в этот раздел:

• почему возникли проблемы;
• как с ними справлялись;
• как проблемы повлияли на конечный результат.

Предложения по улучшению. Что вы предлагаете, чтобы улучшить полученные результаты. Например:

• как можно оптимизировать процессы;
• какие подходы и методы могут повысить эффективность;
• как улучшить коммуникацию внутри команды или с клиентами.

Важно, чтобы эти предложения были реалистичными.

Заключение

Последний слайд должен подводить итоги всего отчёта. На нём можно повторить основные выводы, поблагодарить присутствующих за внимание и предложить обсудить вопросы.

Желательно, чтобы заключительный слайд оставлял у аудитории позитивное впечатление.

Дополнительные материалы

В некоторых случаях полезно приложить дополнительные материалы, которые не вошли в основную часть презентации, но могут пригодиться, чтобы изучить вопрос глубже.

Вот примеры материалов, которые можно приложить в конце презентации, чтобы обратиться к ним при необходимости:

• подробные расчёты и формулы;
• таблицы с исходными данными;
• результаты прошлых периодов — для сравнения.

Информация на слайдах презентации для отчёта должна быть представлена так, чтобы донести до аудитории суть выполненной работы максимально эффективно. Подробнее об этом буду говорить в разделе ниже. Но сначала разберёмся с дизайном презентации.

Как подобрать дизайн для презентации

Дизайн — не просто визуальная составляющая, а инструмент, который помогает донести главную идею презентации. Чтобы он действительно работал, важно правильно подобрать цветовую гамму, шрифты и грамотно разместить элементы на слайдах.

Выбираем цветовую гамму. Цветовая гамма должна соответствовать тематике и целям доклада, а также гармонировать с корпоративным стилем компании, если он есть.

Вот основные правила выбора цветов:

• Используйте не более трёх основных цветов — так вы сохраните единство стиля.
• Для выделения важных элементов выбирайте контрастные цвета.
• Чтобы аудитории было легче читать текст презентации, используйте тёмный цвет текста на светлом фоне.

Вот примеры удачных сочетаний цветов:

• синий и белый — для создания деловой и профессиональной атмосферы;
• зелёный и серый — для презентаций экологических проектов;
• красный и чёрный — для презентаций с акцентом на динамику (например, отчётов по продажам или по привлечению новой аудитории).

Выбираем шрифты и типографику. Шрифты значительно влияют на восприятие текста. Важно подобрать шрифты так, чтобы набранный ими текст легко читался и чтобы они соответствовали общему стилю презентации.

Рекомендации по выбору шрифтов:

• Используйте не более двух видов шрифтов для всех слайдов.
• Для основного текста используйте шрифт без засечек — например, Arial или Calibri.
• Для заголовков используйте шрифты с засечками — например, Times New Roman или Georgia.
• Размер шрифта должен быть оптимальным для чтения с расстояния. Обычно используют размер 24–28 пунктов для основного текста и 32–36 пунктов для заголовков.

Настраиваем композицию. Баланс между текстовыми блоками, изображениями и свободным пространством позволяет легче воспринимать информацию.

Принципы композиции:

• Размещайте важные элементы в центре или в верхней части слайда — обычно взгляд фокусируется на этих областях в первую очередь.
• Применяйте правила третей: поделите слайд на девять равных частей и располагайте ключевые элементы вдоль линий пересечения этих частей.
• Используйте свободное пространство, чтобы облегчить восприятие.
• Не перегружайте слайд лишними элементами.

Какие элементы размещать на слайдах

Слайды презентации должны быть понятными и привлекать внимание. В этом разделе разберём, какие элементы важно помещать на слайд и как их оформить, чтобы информация воспринималась легко.

Заголовок

Каждый слайд должен начинаться с лаконичного заголовка, который отражает основную мысль содержимого, чтобы аудитория сразу понимала, о чём пойдёт речь. Заголовок должен кратким, ёмким и привлекать внимание.

Например, вместо «Анализ продаж за первый квартал» лучше использовать заголовок «Продажи выросли на 15%».

Текст

На слайд нужно добавлять ключевую информацию, которую вы хотите донести до аудитории.

Важно не выносить на слайд много текста — слайд должен иллюстрировать ваш доклад, а не дублировать его. Лучше ограничиться несколькими короткими предложениями.

Чтобы выделить важные пункты и акцентировать внимание на них, используйте списки, выделяйте ключевые слова цветом или жирным шрифтом.

Изображения и иллюстрации

Качественные изображения и иллюстрации делают презентацию более живой и интересной. Они привлекают внимание аудитории и усиливают эмоциональное воздействие. Но важно выбирать изображения, которые действительно связаны с темой и добавляют отчёту смысловую ценность.

Как выбрать подходящее изображение:

• Убедитесь, что оно соответствует содержанию слайда.
• Выбирайте фотографии в высоком разрешении.
• Старайтесь избегать стоковых изображений.

Графики и диаграммы

Это хороший способ визуализации информации. С помощью графиков и диаграмм аудитория быстро улавливает тенденции и закономерности, которые сложно объяснить словами.

Рекомендации:

• Подписывайте оси и данные диаграмм и графиков, чтобы аудитория видела, что именно на них изображено.
• Избегайте чрезмерного количества деталей, чтобы не перегружать слайд.

Ещё при выборе типа графиков и диаграмм важно учитывать характер данных, которые вы хотите показать. Подробнее об этом — в следующем разделе.

Какие типы диаграмм и графиков использовать для отчётов

Диаграммы и графики удобно использовать, чтобы наглядно отразить результаты работы, точки роста, тенденции, динамику и так далее. Рассмотрим основные типы графиков и диаграмм, которые хорошо подходят для отчётных презентаций.

Диаграмма Ганта. Это один из видов линейчатых диаграмм. Она показывает заданные значения в виде горизонтальных столбиков. Обычно диаграмму Ганта применяют в проектном менеджменте, чтобы отслеживать сроки выполнения задач и координировать работу команды.

В презентациях с помощью диаграммы Ганта можно показать, например, какие этапы строительства уже завершены, какие находятся в процессе, а какие ещё не начаты.

Читайте также:

Как построить диаграмму Ганта в Excel: инструкция со скриншотами

Каскадная диаграмма, или диаграмма Waterfall. Этот вид диаграммы обычно применяют для анализа рентабельности проектов, оценки влияния различных факторов на конечный результат.

Например, с помощью каскадной диаграммы можно показать, как прибыль увеличивалась благодаря росту доходов и уменьшалась из-за расходов.

Диаграмма с областями и накоплением. Эта диаграмма хорошо подходит, чтобы показать, как менялся суммарный объём чего-либо со временем. Например, можно использовать её, чтобы отразить рост общего дохода компании от продажи разных продуктов или услуг.

Допустим, у компании есть три продукта. На диаграмме с областями будет видно, сколько денег приносит каждый продукт по отдельности и какой у бизнеса совокупный доход от них.

Круговая (кольцевая) диаграмма. Подходит для отображения пропорций. Например, если нужно показать структуру расходов компании, круговая диаграмма позволит наглядно продемонстрировать общие затраты, разделив их по категориям: зарплата, аренда, материалы и так далее.

Также с помощью круговых диаграмм можно показывать годовую прибыль компании с разбивкой по месяцам.

Пузырьковая диаграмма. Такие диаграммы используют для отображения многомерных данных — например, чтобы изучить взаимосвязи между тремя параметрами.

Например, с помощью пузырьковой диаграммы можно исследовать, как удовлетворённость клиентов зависит от качества обслуживания и цены товара. В этом случае размер пузырьков может отражать количество положительных отзывов.

Какие дополнительные инструменты можно использовать при оформлении презентаций

Дополнительные инструменты позволяют акцентировать внимание на ключевых элементах презентации, упростить восприятие сложной информации и добавить динамичности. Главное — использовать их уместно, чтобы не перегружать презентацию и не отвлекать аудиторию от важной информации.

Переходы и анимация. Переходы между слайдами и разные анимационные эффекты могут сделать презентацию более живой. Но важно не переборщить: когда эффектов слишком много, это отвлекает от сути и делает отчёт менее убедительным.

Визуальные акценты. Например, можно использовать стрелки, рамки, выделять цветом или увеличивать размер важных элементов слайда. Такие приёмы помогают сфокусировать взгляд слушателя и подчеркнуть ключевые идеи.

Легенда и пояснения. Если на слайде есть сложные графики или диаграммы, добавьте простую и понятную легенду с короткими пояснениями. Это особенно важно, если данные сложно понять с первого взгляда.

Как оформить легенду:

• Расположите её рядом с графиком или диаграммой.
• Сделайте шрифт читаемым, избегайте мелкого кегля.
• Сократите текст до минимума — оставьте только необходимую информацию.

Поясняющие тексты лучше размещать ниже графика или сбоку от него, чтобы не перекрывать его данные.

Мультимедийные элементы. Видео, аудиозаписи и интерактивные компоненты отлично дополняют презентацию и привлекают внимание.

Видеоматериалы подойдут для демонстрации процессов или интервью, но они должны быть короткими — до двух минут. Аудиофайлы могут заменить голосовые комментарии, но важно следить за громкостью их звучания. Интерактивные элементы — например, опросы или тесты — хорошо вовлекают аудиторию в процесс и оживляют выступление.

Какие ещё фишки можно добавить в презентацию

Чтобы презентация получилась интересной и более запоминающейся, можно добавить необычные элементы — например, 3D-модели, стикеры, гифки.

3D-модели. С помощью них можно наглядно продемонстрировать сложные объекты или процессы. Это нужно, например, для технической документации архитектурных или инженерных проектов.

Как подготовить 3D-модели? Можно воспользоваться такими инструментами:

• Blender — бесплатный инструмент для создания 3D-графики. Подходит как для профессионалов, так и для любителей.
• SketchUp — простая программа для создания трёхмерных моделей. Идеальна для начинающих пользователей.

Стикеры. Их можно использовать, чтобы делать акценты на ключевых моментах презентации. Например, чтобы выделить итоговые показатели или чтобы подчеркнуть значимость отдельных фраз. А стикеры с забавными изображениями или мемами могут вызвать улыбку у зрителей и разрядить обстановку.

Где взять стикеры? Многие онлайн-ресурсы предлагают бесплатные и платные наборы стикеров. Также можно создать собственные стикеры — например, с помощью графических редакторов.

Гифки. Это короткие анимационные ролики без звука. Они позволяют, например, продемонстрировать последовательность действий или изменение состояния объекта.

Гифки можно успешно использовать:

• В финансовых отчётах — например, чтобы показать динамику изменения показателей при росте прибыли.
• В результатах маркетинговых кампаний — чтобы продемонстрировать рост числа подписчиков, увеличение продаж.

Найти удачные гифки, соответствующие вашему запросу, можно на разных онлайн-платформах. Одна из популярных — сервис Giphy. Кроме гифок, в его библиотеке есть стикеры и клипы.

Что сделать перед финальной демонстрацией

Перед финальным выступлением проведите тестовую демонстрацию презентации. Так вы сможете найти ошибки и недочёты, улучшить подачу материала.

Вот что я рекомендую сделать перед тем, как вы закончите готовить презентацию:

• Проверьте орфографию и грамматику, логичность и последовательность информации на слайдах.
• Просмотрите каждый слайд на большом экране, чтобы убедиться, что всё хорошо видно и читаемо.
• Протестируйте анимацию и переходы — они должны работать плавно и без задержек.
• Если есть возможность, попросите кого-то из коллег или друзей просмотреть презентацию и высказать своё мнение.

Также рекомендую заранее потренироваться — проговорить свою речь одновременно с демонстрацией презентации. Можно записать себя на видео, чтобы увидеть ошибки со стороны.

Какие ошибки совершают при создании презентации: 6 самых распространённых

Несмотря на то что многие люди знают основы подготовки презентаций, некоторые ошибки встречаются довольно часто.

Ошибка 1. Перегрузка слайдов информацией. Одна из распространённых ошибок — попытка вместить слишком много данных на один слайд. Это приводит к тому, что текст становится мелким и трудночитаемым, а изображения теряют ценность.

Как исправить:

• Ограничьте объём текста на слайде несколькими короткими предложениями.
• Если данных много и вы уверены, что их все нужно отразить, — разделите материал на несколько слайдов.

Ошибка 2. Нет структуры и логики. Важно, чтобы каждая часть презентации для отчёта плавно перетекала в следующую и они создавали целостное впечатление. Если нет чёткой структуры и логики изложения, снижается эффективность презентации.

Как исправить:

• Начните с введения, в котором определите цели и задачи презентации.
• Основную часть разделите на связанные секции, обозначьте ключевые тезисы.
• Завершите презентацию выводами и предложениями о дальнейших действиях.

Ошибка 3. Сложный визуал. Графические элементы должны быть информативными, но не перегруженными. Если диаграмму невозможно быстро интерпретировать, она вызовет у аудитории только непонимание.

Как исправить:

• Используйте ясные и простые графики, сопровождайте их пояснениями.
• Добавляйте только качественные изображения с высоким разрешением.
• Подбирайте визуал, который связан по смыслу с темой презентации.

Ошибка 4. Неверный выбор цвета и шрифтов. Сложные для чтения шрифты, низкоконтрастные сочетания цветов или избыток ярких оттенков отвлекают от сути презентации.

Как исправить:

• Выбирайте простые и читаемые шрифты — например, Arial, Calibri.
• Используйте не более 2–3 основных цветов, чтобы сохранить целостность стиля.
• Применяйте контрастные цвета для выделения важных элементов.

Ошибка 5. Избыток анимации и спецэффектов. Хотя анимация и переходы добавляют динамики, чрезмерное их количество отвлекает. Кроме того, сложные анимации могут создать технические проблемы на выступлении.

Как исправить:

• Избегайте сложных и длительных анимационных эффектов.
• Настройте анимацию так, чтобы она появлялась в нужный момент и совпадала с вашим рассказом. Например, текст на слайде должен появляться ровно тогда, когда вы начинаете о нём говорить, а не раньше или позже.

Ошибка 6. Игнорирование целевой аудитории. Если не учитывать особенности и потребности целевой аудитории, презентация не достигнет цели или будет воспринята неверно.

Как исправить:

• Изучите аудиторию заранее: определите уровень знаний, интересы и ожидания.
• Подберите содержание и стиль презентации в соответствии с этими характеристиками.
• Включите в презентацию для отчёта примеры и аналогии, которые будут понятны вашей аудитории.

Например, если ваша аудитория — молодые люди, можно использовать мемы или образы из популярных сериалов, чтобы сделать презентацию более вовлекающей.

Главное о подготовке презентаций для отчёта

• Определите цели презентации и аудиторию. Это поможет правильно расставить акценты и выбрать стиль подачи информации. Например, отчёт для руководства должен быть кратким и ясным, для коллег — более детальным.
• Продумайте структуру. В презентации должны быть введение, основная часть и заключение. Во введении обозначьте цель презентации, в основной части проиллюстрируйте результаты работы, проблемы и предложения, а в заключении подведите итоги.
• Выберите подходящий дизайн. От него зависит, как аудитория будет воспринимать презентацию. Используйте не более трёх основных цветов, выберите читаемые шрифты и настройте композицию слайдов.
• Добавьте визуальные элементы. Используйте графики и диаграммы, изображения, видео, аудио или анимацию. Важно, чтобы эти элементы были информативными, но не перегружали слайды и не отвлекали аудиторию.
• Проведите тестовую презентацию. Так вы сможете заранее выявить ошибки и улучшить подачу материала. Проверьте структуру и логику, орфографию, читаемость слайдов, работу анимаций и переходов. Если возможно, попросите коллег или друзей оценить презентацию.

Как узнать больше о подготовке презентаций

• От оформления презентации зависит, поймёт ли вас аудитория и сможете ли вы достичь цели своего выступления. В статье «Как научиться делать красивые презентации» собрали 17 советов о контрастности слайдов, шрифтах, иллюстрациях и многом другом.
• Качество презентации зависит не только от оформления, но и от того, какой смысл вы в неё вкладываете. В Skillbox Media есть большой гайд по созданию убедительного текста, дизайна и структуры презентаций.
• Для тех, кто хочет научиться создавать эффективные презентации, в Skillbox есть курс «Как зарабатывать на презентациях». На курсе дают готовые шаблоны продающих презентаций, учат оформлять эффектные слайды и рассказывают, как искать заказы и работать на фрилансе.
• Ещё в Skillbox есть курс «Пиши грамотно — продвигай личный бренд». На нём учат оформлять презентации, деловые письма, лендинги и другие тексты без ошибок.