Business intelligence (BI): что это такое, зачем бизнесу BI‑системы и как они работают

О business intelligence рассказала эксперт «ДАР» (входит в ГК «КОРУС Консалтинг»), автор телеграм-канала Analytics Now Светлана Вронская.

Разбираться в business intelligence и BI-системах полезно всем, кто развивает карьеру. В таких системах работают собственники бизнеса, руководители высшего звена, менеджеры.

В этом материале рассказываем:

• что такое business intelligence;
• что такое BI-системы и как они работают;
• когда и зачем нужно их внедрять;
• какие задачи они решают;
• как их внедряют;
• какие на рынке есть инструменты;
• кто работает с BI-системами.

Что такое business intelligence и какие задачи она решает

Business intelligence переводится с английского как «бизнес-аналитика». Бизнес-аналитика — это работа с данными, изучение показателей компании с целью решить проблемы или предложить улучшения. Она нужна, чтобы руководители могли принимать решения, основанные на данных.

Три основные задачи бизнес-аналитики — получить сведения о работе компании в виде чисел, обработать и структурировать их и проанализировать.

Например, компания продаёт программное обеспечение по подписке и собирает данные о числе пользователей, среднем времени активной подписки, часто используемых функциях и так далее. Анализ помогает понять, что изменить в продукте, чтобы пользователи дольше оплачивали подписку на него — соответственно, чтобы компания больше заработала.

В небольших и средних компаниях для бизнес-аналитики могут использовать разрозненные данные из таблиц Excel, CRM-систем, программ «1С». Крупные компании используют для анализа BI-системы.

Что такое BI-системы и как они работают

BI-системы — программные продукты, которые собирают информацию из разных источников, обрабатывают её и представляют в виде удобных отчётов. Они упрощают анализ данных.

В них происходит процесс под названием ETL: extract, transform, load — извлечение, преобразование и загрузка. В него входит три этапа работы — и вот что делают BI-системы с данными:

• Собирают. Они способны извлекать сведения из множества разных источников: CRM-систем, баз данных, ERP и даже из таблиц в Excel и Google Sheets. Это могут делать автоматически, а могут — по запросу пользователя.
• Обрабатывают. Сначала приводят данные к формату, с которым могут работать. Потом структурируют и анализируют их — определяют зависимости и закономерности.
• Визуализируют. Строят отчёты и визуализируют их: создают презентации, графики, дашборды.

Готовыми отчётами пользуются аналитики, генеральный директор, руководитель отдела маркетинга, продакт-менеджер и другие специалисты. Во время анализа они могут найти закономерности, выявить тренды и аномалии, предложить решение проблем или прогнозировать развитие компании в тех или иных условиях.

Один инструмент может предоставлять отчёты для разных целей — допустим, выводить дашборды с данными, нужными для анализа разным специалистам.

BI-системы оперируют гораздо большими объёмами данных — например, о финансах, производстве, процессах, бюджетах и так далее. То есть сквозную аналитику можно считать компонентом business intelligence.

Когда и зачем нужно внедрять BI‑системы

BI-системы становятся актуальны, когда бизнес перестаёт «чувствовать» цифры и начинает терять контроль над данными. Обычно это происходит не сразу, а по мере роста компании, усложнения бизнес-процессов и увеличения количества источников информации.

На то, что пора внедрять аналитику, указывают пять проблем.

• Данные не упорядочены. Отчёты по продажам — в CRM, расходы на рекламу — в «Директе», финансы — в 1С. Чтобы собрать общую картину, сотрудники тратят часы, а то и дни.
• Сотрудники «тонут» в отчётах. Вместо того чтобы анализировать, почему упали продажи, команда вручную сводит таблицы. Это рутина, которая съедает время и мотивацию.
• Решения принимаются с опозданием. Заметили, что рекламная кампания неэффективна, только через неделю, когда бюджет уже потрачен.
• Сложно управлять ростом. Компания открывает новые филиалы или запускает новые продукты, а у руководства нет единой картины для контроля KPI по всем направлениям.
• Интуитивное управление. При принятии решений полагаются на личный опыт и ощущения, а не на цифры, потому что получить точные данные сложно и долго.

BI-система решит все эти проблемы. Это не просто сервис для красивых дашбордов, а стратегический инструмент, который позволяет бизнесу поддерживать управляемый рост, быстрее принимать решения и заниматься другими задачами.

Какие задачи решают BI-системы

BI-системы могут работать с любыми данными, необходимыми для анализа. Поэтому число задач, которые можно решать с их помощью, велико. Мы приведём четыре примера таких задач.

Управлять ресурсами. BI-системы хранят данные о проектах, сделках, заказах. На основе этих данных можно предположить, сколько ресурсов или товаров компании понадобится в будущем, и планировать закупки и поставки.

Понять потребности клиентов. В BI-системах можно работать с данными о том, как пользователи взаимодействуют с продуктом. А значит, понять, что им нравится, а что — нет, и доработать продукт в соответствии с их потребностями.

Найти закономерности в продажах. Маркетолог может проанализировать накопленные данные о продажах — например, за три года — и выявить сезонные колебания продаж некоторых товаров. Это поможет планировать рекламные кампании и закупки.

Выяснить, почему снижается чистая прибыль. В BI-системе можно посмотреть данные обо всём, что влияет на прибыль компании, — например, какая у бизнеса выручка, постоянные и переменные расходы. Проанализировав эти данные, можно понять, допустим, почему снижается прибыль, и предположить, как можно это исправить.

С помощью аналитики компании могут решать эти и другие задачи намного быстрее, чем компании, в которых процессы анализа не выстроены. Поэтому можно сказать, что BI-системы помогают бизнесу стать более адаптивным, эффективным и конкурентоспособным.

Продвинутые решения не только визуализируют данные, но и помогают пользователям принимать решения. Например, системы со встроенным искусственным интеллектом могут показывать способы выполнения задач и предполагаемые результаты для каждого из них.

Как происходит внедрение BI-систем

Это сложный процесс, который может длиться несколько месяцев или даже лет. В нём участвуют BI-аналитики, разработчики и будущие пользователи системы.

В процессе много технических этапов. Мы опишем его в общем виде — выделим этапы, которые будут в любой компании.

Определение требований. Пользователи системы рассказывают, какие нужны отчёты: какие показатели в них должны быть, как должны выглядеть дашборды, как часто должны обновляться данные, насколько они должны быть детализированы. Так, финансовому директору могут понадобиться финансовые отчёты по всем подразделениям; маркетологу — о продажах, расходах на рекламу, активности клиентов.

BI-аналитик собирает требования от пользователей, структурирует и записывает их. Обычно идут «сверху вниз» — от потребностей руководителей к потребностям линейного персонала.

Определение необходимых данных. BI-аналитик вместе с пользователями прописывает, какие данные нужны для построения отчётов. То есть какие показатели должны быть на дашбордах: условно, время работы станка на производстве, среднее время ответа оператора, число пользователей в онлайне.

На этом же этапе аналитик вместе с пользователями определяет, есть ли в компании нужные данные, а если нет — откуда их взять: в каких системах они могут быть или какие данные требуются для расчёта показателей и как их получить.

Определение источников данных. Над этим этапом работают все участники процесса. Они определяют, откуда система будет брать информацию — из программы для автоматизации продаж, CRM-системы, сервиса управленческого учёта и так далее. Эти источники оценивают — смотрят, правильные ли цифры они передают.

Если источники передают некорректные сведения, системы дорабатывают — например, переделывают отчёты в CRM. Для этого могут привлекать разработчиков.

Выбор BI-системы. Аналитик может предложить готовое решение или разработку системы с нуля.

Готовые решения обычно выбирают малые и средние компании. На рынке много облачных и коробочных решений — некоторые мы перечислим ниже. Обычно они полностью удовлетворяют потребности небольших компаний в анализе.

Крупные компании могут разработать своё решение. Обычно так поступают, если не могут доверить обработку ценных данных сторонним компаниям или если сведений слишком много, а требования к отчётам специфичны и на рынке нет решения, которое устроило бы всех будущих пользователей.

Настройка. На этом этапе настраивают хранилище данных и интеграцию с источниками, проектируют пользовательские интерфейсы. Этим занимаются BI-аналитик и разработчики.

Аналитик преобразует все требования пользователей в техническое задание для разработчиков. Также он контролирует процессы — следит за ходом разработки и вносит корректировки, если нужно.

Тестирование. На этом этапе проверяют, корректны ли сведения в отчётах и можно ли детализировать их до нужного уровня. К тестированию могут привлечь тестировщиков, а могут — пользователей.

Тестировщики, как правило, оценивают, корректно ли всё работает с технической точки зрения — например, не возникает ли ошибок при детализации показателей. Пользователи могут сразу оценить удобство использования дашбордов — и попросить, например, подсветить аномалии для более быстрого анализа или «пересобрать» всё так, чтобы важные метрики оказались наверху.

Обучение пользователей. Это важно, чтобы пользователям было комфортно работать. Если инструментом будут пользоваться несколько человек, BI-аналитик может обучить их лично. Если будет много пользователей, для обучения создают пользовательские руководства, записывают учебные видеоролики или даже проводят вебинары.

После внедрения с системой начинают работать. Пользователи проводят анализ, аналитики им помогают — отвечают на вопросы и иногда сами предлагают решения. Также они вместе с разработчиками дорабатывают инструмент, если появились новые требования к нему, и решают возникающие проблемы.

Какие BI-инструменты бывают

На рынке много систем для бизнес-аналитики, но пользователям из России доступны не все. Мы рассмотрим те, которые остаются популярными, несмотря на ограничения, и инструменты, доступные российским пользователям.

Microsoft Power BI — один из самых популярных инструментов сбора и анализа данных. По оценкам Gartner и IDC, он уже 16 лет лидирует среди BI-систем в мире. Он принадлежит компании Microsoft, больше о нём можно узнать в обзоре.

Microsoft Power BI подходит малому и среднему бизнесу, потому что лучше остальных инструментов работает с данными в Excel. Но если у вас много таблиц со сложными взаимосвязями, для работы с ними в Power BI нужно будет изучать язык DAX.

У инструмента три тарифа: один бесплатный и два платных. Платные стоят 14 и 24 доллара за пользователя в месяц. Новым пользователям из России Microsoft Power BI доступен только в бесплатной десктопной версии, но компании продолжают им пользоваться.

Читайте также:

Изучаем основы аналитики в Power BI за 3 дня

Qlik — это группа решений для анализа. Инструменты принадлежат компании QlikTech. В России были популярны два решения: Qlik Sense и QlikView.

У продуктов Qlik простой интерфейс — для создания стандартных дашбордов и отчётов не нужны навыки программирования. Кроме того, в Qlik доступны публичные массивы данных — их можно использовать в качестве источников информации или для сравнения со своими показателями.

У Qlik несколько тарифов для каждого решения. Стоимость большинства рассчитывается персонально. Сейчас лицензии недоступны пользователям из России, но некоторые пользуются обходными путями и продолжают работать в Qlik.

Luxms BI — российская BI-система, созданная петербургской компанией Luxms.

В Luxms BI можно быстро внедрять даже сложные дашборды, работать с разными инструментами визуализации и с метриками, даже не зная кода. Среди её клиентов — ОАО «РЖД» и «Газпром нефть».

Стоимость зависит от того, сколько пользователей будут работать и какие вычислительные ресурсы для анализа нужны. Цену называют по запросу.

Apache Superset — это инструмент с открытым исходным кодом, который позволяет создавать отчёты и дашборды. Он принадлежит американскому фонду Apache Software Foundation.

Открытый код позволяет разработчикам добавлять любые компоненты — от новой визуализации до элементов интерфейса и интеграции с информационными системами. Apache Superset может быть полезна компаниям с сильной командой разработчиков, которые могут развивать аналитику. В России с Superset работают, например, «ВкусВилл» и Ozon.

За использование Apache Superset не нужно платить.

FineBI — китайское решение от разработчика FanRuan Software.

Его отличают простота внедрения и технической поддержки, возможности для масштабирования и готовые интеграции с различными источниками данных. FineBI походит на аналогичные западные решения, что делает его удобным для компаний, которые ранее ими пользовались. В России FineBI пользуются «Уралсиб», t2, Московский кредитный банк.

Стоимость FineBI рассчитывают индивидуально. Но можно запросить бесплатную пробную версию, чтобы оценить возможности системы.

Чтобы выбрать подходящую систему, нужно оценить её по нескольким важным параметрам. Как это сделать, расскажем дальше.

Как выбрать BI-систему

При выборе нужно обращать внимание на четыре параметра. Рассмотрим их.

Соответствие потребностям. Сначала нужно понять, зачем вы хотите внедрять аналитику, какие отчёты будете делать, какие источники и базы станете использовать. BI-системы, как правило, работают с конкретными базами данных, поэтому на их набор нужно обращать внимание в первую очередь.

Функциональность. В системе должны быть все возможности, которые понадобятся вам для работы. Например, детализация отчётов, если пользователям важно подробно изучать интересующие их показатели. Или возможность построения кастомных отчётов с уведомлениями о том, что что-то идёт не так, — например, если нужно удалённо контролировать ситуацию на производстве.

Удобство использования. Желательно, чтобы внутри был интуитивно понятный интерфейс. Иначе пользователи будут тратить на анализ много времени или вообще откажутся от работы с инструментом.

Чтобы понять, будет ли удобно работать, можно запросить пробный доступ — и предложить ключевым пользователям оценить функциональность.

Стоимость. Инструменты могут быть дорогими. Если цена не соответствует вашему бюджету, возможно, стоит выбрать другое решение — например, использовать инструмент сквозной аналитики или бесплатный, с открытым исходным кодом. Но, скорее всего, его придётся дорабатывать под ваши потребности, а значит, нанимать разработчиков и аналитика.

Кто работает с BI-системами в компаниях

Как мы уже говорили, за внедрение систем могут отвечать BI-аналитики, бизнес-аналитики, руководители BI и инженеры BI. Расскажем подробнее об этих профессиях.

BI-аналитик. Это специалист, который отвечает за работу с данными о деятельности компании в BI-системе. Он внедряет эту систему, организует сбор, обработку и хранение данных, подготавливает дашборды и отчёты, сам анализирует данные. Подробнее о том, чем занимается специалист во время внедрения инструмента, мы рассказывали выше. Также в Skillbox Media есть обзор профессии BI-аналитика — из него можно узнать, как приходят в эту сферу и сколько в ней можно заработать.

Бизнес-аналитик. Это специалист, который помогает понять, что нужно изменить в процессах или в системе управления, чтобы увеличить эффективность бизнеса. Он тоже помогает внедрять системы аналитики и проводит анализ, но работает не только в BI-системах. Однако он отвечает за их внедрение в компаниях, где нет BI-аналитика. Больше о других задачах специалиста можно узнать из обзора профессии бизнес-аналитика.

Руководитель BI. Это специалист, который отвечает за работу BI-систем в компании и руководит специалистами, которые с ними взаимодействуют. Часто это человек с опытом, который умеет проектировать дашборды, работать с хранилищами и базами данных, управлять процессом разработки. На эту должность часто попадают BI-аналитики, бизнес-аналитики и инженеры BI, которые хотят карьерного роста.

Инженер BI. Это разработчик, который специализируется на создании и настройке BI-систем. Обычно он умеет работать с базами, разрабатывать программное обеспечение и интегрировать источники данных. Если в компании нет такого специалиста, за разработку, настройку и внедрение инструментов отвечает разработчик.