Главное о системах адаптации персонала: как и зачем бизнес обучает новых сотрудников

Поиск и наём новых сотрудников дороже удержания тех, кто уже работает в компании. Поэтому бизнес тратит ресурсы на то, чтобы минимизировать текучесть кадров. Один из способов добиться этого — организовать систему адаптации сотрудников.

Мы поговорили с экспертом в области создания цифровых продуктов и написали эту статью. В ней рассказываем:

• что такое система адаптации и зачем она нужна бизнесу;
• из каких этапов состоит адаптация;
• какие методы используют для адаптации;
• как оценивают эффективность системы;
• какие бывают ошибки при построении системы адаптации.

Разобраться в теме помог

Дмитрий Васин

Создатель стартапа для обучения сотрудников «Синктум». Технологический эксперт в области создания инновационных цифровых продуктов.

Что такое система адаптации персонала и зачем она нужна бизнесу

Система адаптации персонала — это набор действий, направленных на ознакомление новых сотрудников с правилами работы и их погружение в деятельность компании. Система адаптации помогает сотрудникам узнать, что, как и для чего им предстоит делать на новом месте.

Система адаптации позволяет бизнесу быстрее начать получать прибыль от действий нового сотрудника. Чем быстрее работник разберётся, что и как ему делать, тем больше денег заработает или сэкономит компания.

Также адаптация помогает бизнесу минимизировать риск потерять деньги. Это особенно актуально, если сотрудники работают с дорогостоящим оборудованием.

Например, один станок стоит миллион рублей. Если допустить к нему неопытного новичка, это может привести к повреждению оборудования или травмам сотрудника. Компания потратит 200 тысяч рублей на ремонт оборудования и должна будет выплатить компенсацию сотруднику — допустим, 500 тысяч рублей. Выгоднее будет приобрести или разработать специальное учебное оборудование либо использовать технологии дополненной и виртуальной реальности. Даже если такие решения будут стоить 300 тысяч рублей, бизнес всё равно останется в плюсе.

Ещё система адаптации способствует снижению текучести кадров. Во время обучения сотрудник может проникнуться корпоративным духом, осознать свою значимость и ценность для компании. Так бывает, если адаптация организована качественно и новичкам предоставляют всё необходимое для быстрого погружения в работу.

Из каких этапов состоит система адаптации персонала

Во многих крупных компаниях адаптация проходит в два этапа. Их называют пребордингом и онбордингом.

Пребординг

Этот этап проходит на первичном собеседовании, ещё до приёма человека на работу. Чаще всего рекрутер знакомит кандидата с ценностями и миссией компании, рассказывает ему о корпоративных особенностях.

Например, соискателя информируют об обязательных планёрках в офисе и о наличии дресс-кода. Сотрудник на этом этапе может понять, что ценности компании не совпадают с его ценностями и ему будет некомфортно работать в таком месте. Поэтому он может не согласиться на следующие этапы собеседования, что сэкономит его время и ресурсы компании.

Пребординг стал трендом последних лет, особенно в сегментах, которые испытывают кадровый голод. Например, пребординг актуален в сфере IT. Рекрутеры стараются рассказать как можно больше хорошего о компании и должности, чтобы расположить к себе кандидата.

Онбординг

Этот этап начинается уже после трудоустройства. В стартапах и малом бизнесе с небольшим штатом адаптация чаще всего проходит быстро — за 1–3 дня.

Допустим, в магазине работает 2–3 продавца, а у собственника это единственная точка в городе. За несколько дней старший продавец успеет показать новому сотруднику устройство магазина, познакомить его с ассортиментом и научить общаться с клиентами. Этого времени хватит, чтобы новичок усвоил всю нужную информацию и начал применять знания на практике.

В крупных компаниях процесс адаптации персонала занимает больше времени. Максимальная длительность — месяц, и это довольно долго. Обычно компании стараются провести программу адаптации за пару недель, ведь новый сотрудник должен как можно скорее начать приносить бизнесу прибыль. Чем дольше работник не знает, что и как ему делать, тем больше компания теряет от его бездействия.

В процессе онбординга сотруднику рассказывают:

• о должностных инструкциях — что и как он должен делать на рабочем месте;
• об условиях работы — трудовом распорядке и графике отпусков, правилах пользования корпоративным порталом и дополнительными бонусами, например ДМС;
• о коллективе — кто работает с ним в одном отделе, кто его прямой руководитель, к кому обращаться с тем или иным вопросом;
• о корпоративной культуре — какие традиции есть внутри компании, в каких событиях может участвовать новый сотрудник.

Какие методы используют для адаптации сотрудников

В разных компаниях процесс адаптации персонала проходит по-разному, единой схемы нет. В этом разделе разберём методы, которые используют для адаптации чаще всего.

Наставничество. Чаще всего этот метод применяют в малом бизнесе или при адаптации сотрудников высоких грейдов.

В малом бизнесе наставничество оправдано скоростью адаптации. Например, в магазине, где работает 2–3 продавца, дешевле будет попросить опытного сотрудника обучить новичка. За это опытному продавцу можно предложить премию.

В крупных компаниях к наставничеству прибегают в случаях, когда нужно обучить сотрудников высоких грейдов, например руководителей отделов.

Методические материалы. Обычно это печатные материалы или файлы в формате PDF. Методическими материалами могут быть путеводители по офису или списки обязанностей, история компании и описание её ценностей, каталог продукции.

Такой формат чаще всего используют для передачи базовой информации, которая пригодится сотрудникам разных грейдов и из разных команд.

Офлайн-обучение. Проводится в формате групповых тренингов или индивидуальных уроков. Как правило, так готовят сотрудников промышленности, которым предстоит работать со сложным дорогостоящим оборудованием.

Это самый дорогой вид адаптации персонала. Для организации офлайн-обучения нужно помещение, оборудование и специалисты, которые будут проводить тренинги.

Онлайн-обучение. Может быть в форме отдельных роликов или полноценного курса с видео- и текстовыми материалами.

Компания может записать собственные ролики, разработать обучающую платформу и сформировать команду для обучения внутри организации. К такому методу прибегают крупные компании со множеством сотрудников, которых необходимо постоянно учить. Обычно на разработку обучения тратят большие средства.

Есть варианты попроще. Компания может нанять команду на аутсорсе, которая займётся обучением и адаптацией сотрудников, или купить готовые онлайн-курсы у EdTech-компаний.

Как оценивают эффективность системы адаптации сотрудников

Оценка эффективности обучения — одна из самых спорных и сложных задач в сегменте HR. Разберём разные способы оценить, насколько эффективно работает адаптация.

Оптимальный вариант — найти корреляцию между эффективностью обучения сотрудников и выручкой компании. С помощью этого метода можно оценивать, например, адаптацию продавцов-консультантов и менеджеров по продажам, ведь выручка зависит от них напрямую. В таком случае довольно легко отследить связь между обучением и финансовыми результатами.

Это сложнее сделать, если сотрудники заняты в производстве и не контактируют с клиентами. В их случае показателем эффективности адаптации может служить производительность труда.

Есть и более прикладные методы, которые чаще всего используют HR-специалисты или сотрудники отдела обучения:

• Опросы. Сотрудников опрашивают, насколько им понравилась система адаптации, всё ли было понятно. Недостаток этого метода в том, что сотрудник может ответить «для галочки» или солгать из страха, что его уволят, если он не всё понял или ему что-то не понравилось.
• Коэффициент текучести кадров. HR-специалисты анализируют текучесть внутри компании. Если высокая текучесть сохраняется в первое время после прохождения адаптации, значит, система работает неэффективно.
• Анализ выполнения KPI. HR-специалисты или руководители отделов отслеживают, выполняют ли сотрудники KPI в разные промежутки времени — например, в первые две месяца работы и спустя полгода. Если показатели сильно разнятся, то есть спустя полгода сотрудник работает в несколько раз лучше, чем в первое время, это может говорить о том, что погружения с помощью системы адаптации было недостаточно.

Эти метрики нельзя назвать объективными, потому что уровень удовлетворённости, текучесть и выполнение KPI зависят от разных факторов: и от системы адаптации, и от коллектива, и даже от физического и эмоционального состояния самого сотрудника.

Какие бывают ошибки при создании системы адаптации

Самая распространённая ошибка при построении системы адаптации сотрудников — потратить слишком много либо слишком мало денег. Любая программа обучения должна быть экономически обоснованной.

Нужно ли обучать сотрудников на дорогостоящем оборудовании или им будет достаточно пройти онлайн-курс с домашними заданиями и обратной связью? А может быть, хватит методичек в формате PDF? Бизнесу важно решить, будут ли оправданы затраты. В этом помогают HR-специалисты или отдел обучения. Они оценивают, каких сотрудников необходимо учить, какие формы обучения нужны, какие уроки можно добавить в качестве дополнения и сколько денег рационально потратить.

Ещё одна ошибка — вкладывать ресурсы в обучение тех, кто не задержится в компании надолго. Всегда есть риск, что сотрудник уволится: пройдёт качественное обучение и уйдёт, например, к конкурентам, предлагающим более высокую зарплату. Чтобы избежать подобного исхода, некоторые компании заключают с соискателями ученический договор. По нему компания может взыскать расходы на обучение с сотрудника, если тот уволится.

Главное о системе адаптации персонала в 3 пунктах

• Система адаптации персонала — набор действий, которые погружают сотрудника в работу. Система помогает бизнесу быстрее начать получать прибыль от действий нового сотрудника, минимизировать риски и снизить текучесть кадров.
• Системы адаптации сотрудников есть во многих компаниях — и в маленькой кофейне, работающей навынос, и в крупной IT-компании. Но способы организации адаптации, длительность и затраты на неё различаются. Например, в малом бизнесе распространён формат наставничества, а в среднем и крупном — методические материалы, офлайн- и онлайн-обучение.
• Измерить эффективность системы адаптации сотрудников сложно. Чаще всего при оценке опираются на показатели выручки, эффективности труда, удовлетворённости сотрудников, текучести кадров. Правда, на эти показатели всегда влияет что-то ещё — другие этапы работы в компании, внешняя среда и состояние самого сотрудника.