Что такое УПД и как его правильно заполнить

УПД (универсальный передаточный документ) действует с 2013 года. Большинство компаний и ИП применяют его добровольно. Но с 2026 года он станет обязательным при электронном документообороте.

В этой статье редакции «Управление» Skillbox Media помогаем подготовиться — рассказываем:

• что такое УПД;
• как он выглядит и из чего состоит;
• как заполнить УПД;
• где его можно сформировать онлайн;
• какие изменения ждут УПД в 2026 году.

В подготовке статьи помогли эксперты Berger International Group.

Что такое УПД и в каких случаях его используют

УПД — документ, который используют для подтверждения хозяйственных операций и их отражения в бухгалтерском и налоговом учёте. В УПД совмещены счёт-фактура и первичные отгрузочные документы:

• товарная накладная ТОРГ-12;
• накладная на отпуск материалов на сторону М-15;
• акт выполненных работ или оказанных услуг;
• акт приёма-передачи объекта основных средств ОС-1;
• акт приёма-передачи имущественного права;
• товарный раздел товарно-транспортной накладной 1-Т.

УПД можно применять, чтобы оформить операции отгрузки товаров, передачи имущественных прав, результатов выполненных работ и оказанных услуг.

Использовать УПД могут предприятия любой организационно-правовой формы, а также ИП. И не важно, на какой системе налогообложения они находятся.

Сейчас в большинстве случаев УПД применяют добровольно. Главное — отразить применение УПД в учётной политике и в договоре с контрагентом. Но для тех, кто работает с прослеживаемыми товарами, УПД обязателен.

Вместе с тем есть случаи, когда к УПД прибегать нельзя. А именно:

• продажа алкоголя и спиртосодержащей продукции;
• получение предоплаты.

В первом случае формируют товарно-транспортную накладную, во втором — обычный счёт-фактуру.

Как выглядит и из чего состоит УПД

Рекомендованная форма УПД приведена в приложении №1 письма ФНС от 21.10.2013 №ММВ-20-3/96@. Но за более чем 10 лет законодательство изменилось, и теперь форма УПД должна дополнительно учитывать положения из Постановления Правительства от 16.08.2024 №1096.

Визуально документ можно разделить на три части:

• описательная — реквизиты участников сделки;
• табличная — данные о предмете операции;
• подтверждающая — информация об ответственных лицах.

Часть УПД, которая выделена жирной чертой, относится к обязательным реквизитам счёта-фактуры.

Выше мы говорили, что УПД может использоваться как первичный документ или совмещать в себе первичный документ и счёт-фактуру. Какой документ перед вами, можно определить по его статусу — он указан в верхнем левом углу: цифра 1 или 2.

Если код статуса 2, УПД заменяет только первичный документ и заполняется с учётом правил, предусмотренных для этих документов, и статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ.

Если код статуса 1, к первичному документу добавляются функции счёта-фактуры. Это значит, что при заполнении нужно учесть требования пунктов 5 и 6 статьи 169 НК РФ и Правил заполнения счетов-фактур, утверждённых Постановлением Правительства от 26.12.2011 №1137.

Подробнее о том, как заполнить УПД, будем говорить в следующем разделе.

Как заполнить УПД

Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы УПД приведены в приложении №3 письма ФНС от 21.10.2013 №ММВ-20-3/96@. В таблицах ниже разберём, как заполнить отдельные строки этого документа и о каких деталях важно помнить, — с учётом изменений от 2024 года.

Заполняем описательную часть.

Заполняем табличную часть.

Графы 12–14 заполняют только при продаже прослеживаемых товаров. Но в этом случае УПД должен быть электронным.

Заполняем подтверждающую часть.

Где заполнить УПД онлайн бесплатно

В интернете есть разные конструкторы, позволяющие заполнить УПД онлайн и бесплатно. Например, на сайте ФНС есть «Сервис создания документов в электронной форме в машиночитаемом виде».

Он предлагает выбрать нужный тип документа и выдаёт поля, которые нужно заполнить, — к некоторым из них даны подсказки.

В результате сервис предлагает выбрать формат, в котором вы хотите получить заполненную форму УПД: в виде бумажного документа или в формате XML-файла. Также здесь можно подписать подготовленный УПД электронной подписью.

Какие изменения ждут УПД в 2026 году

С 1 января 2026 года УПД станет единственным документом, который можно будет использовать для подтверждения отгрузки при электронном документообороте.

Сейчас с помощью ЭДО можно отправлять и акт выполненных работ (оказанных услуг), и накладную ТОРГ-12. Но, согласно приказу ФНС от 20.01.2025 №ЕД-7-26/28, с 2026 года электронные форматы этих документов перестанут действовать — их нельзя будет передать даже контрагентам. Вместо них можно будет использовать только УПД.

Исключение — акт сдачи-приёмки ремонтных и строительных работ. Его можно будет оформлять по отдельному формату, утверждённому приказом ФНС от 28.07.2022 №ЕД-7-26/691.

Однако, если компания ведёт бумажный документооборот, переходить на УПД пока не обязательно — можно продолжать использовать привычные формы документов.

Главное об УПД в 5 пунктах

• УПД — документ, который может подтверждать и расходы по купле-продаже товаров, работ, услуг, и вычет по входному НДС. Он объединяет первичный документ и счёт-фактуру.
• В качестве какого документа используют УПД, определяют по его статусу. Статус 1 — перед нами первичка (например, накладная) и счёт-фактура. Статус 2 — только первичка.
• Предприятия и ИП, работающие с прослеживаемыми товарами, обязаны применять УПД. Остальные используют его по желанию — однако они должны отразить это в учётной политике и согласовать в договоре с контрагентом.
• УПД можно составить в бумажном или электронном виде. Бумажный вариант налогоплательщик вправе адаптировать под себя. Электронный регламентирует ФНС.
• С 1 января 2026 года при электронном документообороте отгрузку можно будет подтверждать только УПД. Использовать для этого накладную ТОРГ-12 и акт выполненных работ будет нельзя.